Front Office Coordinator / Guest Service Agent (m/w/d)
Helsing· Core Operations
MunichFull-timePosted 2w ago
About the role
Front Office Coordinator responsible for first contact with visitors, managing office operations, meeting coordination, post and fleet management, and supporting the team to keep the workplace running smoothly.
Responsibilities
- Begrüße und betreue Besucher:innen, Kund:innen und Kandidat:innen vom Check-in über die Registrierung bis zum Besucherausweis, sodass jeder Gast innerhalb weniger Minuten nach Ankunft angemeldet, eingewiesen und versorgt ist
- Koordiniere Besprechungsräume, Kalender und Bewirtung für Interviews, Kundenbesuche und Führungsrunden und löse Terminüberschneidungen, bevor sie zum Problem werden
- Betreue den Empfangsbereich als ersten Zugang zum Büro und halte Zugangsprozesse, Anmeldeprotokolle und Sicherheitsausweise korrekt und jederzeit prüfungsbereit
- Verwalte ein- und ausgehende Post, Kurierdienste und Lieferungen und leite vertrauliche sowie zeitkritische Sendungen noch am selben Tag an das richtige Team weiter
- Administriere den Fuhrpark des Unternehmens von Buchungen über Wartung bis hin zur Dokumentation, damit Fahrzeuge verfügbar, vorschriftsgemäß und fahrtüchtig sind, wenn Kolleg:innen sie benötigen
Qualifications
- Einschlägige Erfahrung am Empfang, im Front-of-House-Bereich oder in der Hotellerie
- Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, parallele Prioritäten zu managen
- Hohes Maß an Diskretion und Integrität im Umgang mit vertraulichen Daten
- Proaktive Denkweise und Verantwortungsbewusstsein, schnelles Verständnis neuer Tools, Systeme und Prozesse
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie professionelle Kommunikation über alle Kanäle hinweg
Skills
Required:Empfangs- und GästeserviceMeetingkoordinationSicherheits- und ZugangskontrollenPost- und Kurierlogistik
Benefits
- Wettbewerbsfähiges Gehalt
- VSOP-Optionen
- Umzugsunterstützung bis zu 2.500 € und 4 Wochen vorübergehende Unterkunft
- Weiterbildung: jährliche Zulage von 500 €
- Gesundheit & Wohlbefinden: Fitnessstudio-Mitgliedschaft und Unterstützung bei psychischen Problemen (Nilo.health)
- Soziales: regelmäßige Firmenveranstaltungen und monatliche Sozialzulagen
- Erweiterter Elternurlaub: 22 Wochen voll bezahlt für Hauptbetreuungspersonen und 6 Wochen für Zweitbetreuungspersonen
- Familienunterstützung: 5 Tage bezahlter Familiennotfallurlaub, 100% Remote-Arbeitsmöglichkeit während der Schwangerschaft und schrittweise Rückkehr an den Arbeitsplatz
- Hinweis: Kernleistungen an allen Standorten; an bestimmten Standorten ggf. zusätzliche Leistungen
Last updated Oct 20, 2026. Interested? Apply on the company site.
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